Condizioni Generali

 

Bit4id S.r.l. invita il Cliente a leggere attentamente le presenti Condizioni Generali di Fornitura del servizio Signing Today prima di procedere all’accettazione e all’invio dell’Ordine, a stamparle o, comunque, a conservarne una copia.

Le presenti Condizioni di fornitura, parte integrante dell’Offerta, unitamente all’Ordine e alla Conferma dell’Ordine, costituiscono il negozio giuridico (di seguito anche “Contratto”) instaurato tra Bit4id S.r.l. e il Cliente e disciplinano la fornitura del Servizio “Signing Today”.

Utilizzando il servizio Signing Today, il Cliente dichiara di aver preso visione e di accettare integralmente le presenti Condizioni Generali d’Uso.


Definizioni

Ai fini delle presenti Condizioni Generali di fornitura, i seguenti termini avranno il significato qui di seguito ad essi attribuito:

  • Per Fornitore si intende la società Bit4id s.r.l. – Sede Legale: Via Diocleziano 107, Napoli, Partita I.v.a: IT-04741241212, Numero Rea: NA – 711203 – (di seguito anche “Bit4id”), ossia la società proprietaria del Prodotto fornito, presso la quale viene effettuato un Ordine;
  • Per Cliente si intende il soggetto che agisce per scopi inerenti alla propria attività e che richiede l’utilizzo del servizio per una o più persone che verranno denominate firmatari;
  • Per “Firmatario”, una persona che coincide con il Cliente o che riceve per mezzo di questi accesso per l’utilizzo del Servizio;
  • Per Parte/i si intende/intendono il Fornitore e/o il Cliente;
  • Per Prodottoo “Servizio” si intende il Servizio “Signing Today” come descritto all’Articolo 2 delle presenti Condizioni di fornitura;
  • Per “Offerta” si intende la proposta di fornitura effettuata dal Fornitore al Cliente;
  • Per Ordine” si intende la richiesta di fornitura effettuata dal Cliente al Fornitore;
  • Per “Conferma d’Ordine” si intende l’accettazione dell’Ordine predisposta e inviata dal Fornitore al Cliente;
  • Per Contrattosi intende il Contratto (o negozio giuridico), delineato ai sensi del seguente Articolo 3, che si forma tra il Fornitore e il Cliente per la fornitura del Prodotto;
  • Per Condizioni Generali di fornitura(di seguito anche “Condizioni”) si intendono le presenti Condizioni generali.

Art. 1 – Premessa

  • Bit4id ha sottoscritto con Amazon Web Service (di seguito anche “AWS”) un contratto avente ad oggetto il Servizio Cloud Storage.
  • Per “AWS” si intende la parte indicata nella tabella sottostante, in base al Paese dell’Account.

 

Paese dell’Account Parte Contraente AWS Facsimile Indirizzo
Tutti i paesi di Europa,

Medio Oriente e Africa

(“EMEA”)

Amazon Web Services

EMEA SARL

352 2789 0057 38 Avenue John F.

Kennedy, L-1855,

Lussemburgo

Tutti gli altri paesi non

compresi nell’EMEA

Amazon Web Services,

Inc.

206-266-7010 410 Terry Avenue North,

Seattle, WA 98109-5210

Stati Uniti

 

  • Mediante il Servizio di cui all’articolo 1.1 Bit4id ha la possibilità di immagazzinare files di varia natura in uno spazio disco dedicato, fornito da AWS.
  • Il servizio “Signing Today”, oggetto delle presenti Condizioni, è un servizio fornito dalla Bit4id, che consente ai propri Clienti di raccogliere firme elettroniche su documenti digitali da parte di uno o più soggetti, effettuando l’upload di documenti nel Cloud Storage di AWS.

Art. 2 – Oggetto

  • Il presente Contratto ha ad oggetto, alle Condizioni di seguito indicate, la fornitura non esclusiva del Servizio “Signing Today” per la gestione di documenti digitali e della relativa raccolta di firme sugli stessi sia da parte di Clienti interni che esterni all’organizzazione.
  • Il Servizio “Signing Today” consente di raccogliere firme elettroniche su documenti digitali da parte di uno o più soggetti, dando vita a transazioni digitali semplici da integrare all’interno di qualunque flusso documentale. Il sistema permette di aggiungere un semplice strumento di firma a qualunque sito web o applicazione e consentire ai Clienti firmatari di utilizzare il proprio strumento o servizio di firma elettronica a disposizione.
  • Tutti i firmatari coinvolti nei processi, per poter completare una transazione di firma, dovranno essere preventivamente censiti come firmatari all’interno del sistema e muniti di uno strumento di firma elettronica, oppure potranno associare un dispositivo o servizio di firma già in proprio possesso attraverso una procedura guidata. Il sistema permette per ciascuna pratica documentale e per ciascun firmatario di stabilire la tipologia di firma desiderata e il relativo livello di validità legale desiderato.
  • L’attivazione del Servizio può prevedere, se pattuito con il Cliente, l’emissione di certificati elettronici per i firmatari. Una possibile evidenza di un accordo di questo tipo è costituita da un modulo di adesione al Servizio che preveda nelle sue parti menzione della richiesta di certificati elettronici, la loro tipologia e numero, l’elenco dei destinatari. Suddetti certificati possono essere emessi da Bit4id o da soggetto terzi che abbia previamente autorizzato Bit4id a tal scopo mediante apposita convenzione. La tipologia dei certificati può essere una delle seguenti: certificato elettronico di firma elettronica, certificato elettronico di firma elettronica avanzata, certificato elettronico di firma elettronica qualificata.

Art. 3 – Il Contratto

  • Il Contratto instaurato tra il Fornitore e il Cliente, che disciplina le modalità con cui Bit4id fornisce al Cliente lo specifico Servizio “Signing Today”, è composto dai seguenti documenti:
  1. l’Ordine del Cliente e la Conferma d’Ordine con gli eventuali relativi allegati;
  2. l’Offerta economica unitamente alle presenti Condizioni Generali di fornitura.
    • Il Fornitore provvederà a far pervenire la propria Offerta a mezzo e-mail/p.e.c./posta/fax
    • Le presenti Condizioni Generali di fornitura sono disponibili sul sito web del servizio www.signing.today.
    • Qualora il Cliente accetti nella totalità la proposta del Fornitore, formulerà per iscritto e porterà a conoscenza di quest’ultimo, a mezzo e-mail/p.e.c./posta/fax, il proprio Ordine.

Ogni Ordine deve indicare precisamente (elenco a titolo esemplificativo, ma non esaustivo):

  • identificazione del Servizio, della quantità di licenze di utilizzo e del prezzo del medesimo;
  • istruzioni per la fatturazione e il pagamento;
  • riferimento esplicito all’Offerta del Fornitore.
    • L’Ordine del Cliente dovrà essere formulato, a mezzo e-mail/p.e.c./posta/fax, e si intenderà accettato dal Fornitore e il Contratto di Fornitura concluso quando perverrà al Cliente la Conferma di Ordine per iscritto da parte del Fornitore, che verrà inviata via e-mail entro 5 giorni lavorativi dall’Ordine formale.
    • Nel caso, invece, in cui il Fornitore, a sua discrezione, modifichi l’Ordine, lo indicherà espressamente nella Conferma di Ordine e il Contratto di Fornitura si intenderà concluso nel momento della ricezione da parte del Fornitore della Conferma di Ordine debitamente sottoscritta dal Cliente per accettazione.

Art. 4 – Modalità di Fornitura – Pagamenti e Consegna

  • Sono previste due Modalità d’uso del Servizio, tra cui il Cliente potrà scegliere:
  • Servizio Signing Today accessibile mediante interfaccia applicativa API
  • Servizio Signing Today accessibile mediante interfaccia grafica utente

 

  • Tutti i prezzi s’intendono IVA esclusa e sono indicati nel dettaglio nell’Offerta, nell’Ordine del Cliente e nella Conferma d’Ordine. Eventuali spese di trasferta del nostro personale per interventi on-site saranno fatturato a piè di lista.
  • Resta inteso che ulteriori gravami di qualsiasi natura, salvo diverso accordo scritto tra le Parti, sono ad esclusivo carico del Cliente.
  • Se non diversamente indicato nell’Offerta, nell’Ordine del Cliente e nella Conferma d’Ordine, tutti i pagamenti sono da effettuarsi con bonifico bancario 30 gg D.F.F.M. a decorrere dalla concreta attivazione del Servizio. Sono a carico del Cliente i costi bancari e le spese derivanti dal pagamento stesso.
  • Il pagamento a Bit4id non può essere condizionato a nessun evento, né tanto meno al pagamento o accettazione di una terza parte. I pagamenti dovuti a Bit4id devono essere effettuati in solido senza riduzioni, ritardi o modifiche per qualsiasi motivo.
  • In caso di ritardo nei pagamenti rispetto ai termini indicati nell’Offerta, nell’Ordine del Cliente e nella Conferma d’Ordine, in mancanza, nei 30 giorni successivi al ricevimento della relativa fattura da parte del Cliente, quest’ultimo, si intende costituito in mora senza necessaria previa comunicazione e dovrà corrispondere i relativi interessi al tasso vigente.
  • Bit4id, in caso di ritardo nei pagamenti dovuti dal Cliente, superiore a 15 giorni rispetto alla data di pagamento prevista, ha facoltà di procedere alla sospensione del Servizio, in qualunque momento e senza obbligo di preavviso, salvo il diritto al risarcimento del danno.
  • La fatturazione del Servizio avviene mediante le modalità definite nell’Offerta.
  • Il calendario di attivazione del Servizio sarà concordato, di volta in volta, con il Cliente.

Art. 5 – Garanzia e Manutenzione

  • Bit4id garantisce che il Servizio fornito è conforme a quello descritto nell’offerta ed è esente da difetti di conformità, vizi e difetti palesi e/o occulti che ne possano compromettere la regolare fruizione.
  • Bit4id garantisce esclusivamente la conformità del Prodotto consegnato a quello ordinato e non la sua idoneità a soddisfare le specifiche esigenze del Cliente, a meno che le stesse non abbiano costituito specifico oggetto dell’ordine accettato.
  • Tale garanzia avrà durata pari al periodo prestabilito nell’offerta per la fornitura del Servizio. Qualora durante il periodo di validità della garanzia il Servizio dovesse presentare difetti relativi al suo funzionamento il Cliente potrà, a propria discrezione, richiedere al Fornitore preventivamente informato, la riparazione o il ripristino del regolare funzionamento del Servizio.
  • 4 Il servizio di manutenzione del Software “Signing Today” presenta le seguenti caratteristiche:
  • Manutenzione correttiva

Tale manutenzione è relativa a malfunzionamenti dovuti ad errori nella realizzazione del software, con riferimento alle “specifiche tecniche funzionali”, costituite dalle specifiche generali indicate nell’Offerta e da quelle successive concordate con accettazione di Bit4id espressa esplicitamente in forma scritta, a mezzo email/p.e.c./posta/fax;

  • Manutenzione adattativa

Tale manutenzione è relativa all’adeguamento funzionale del software rispetto all’evoluzione dei sistemi operativi determinati dall’introduzione di nuovi “service pack”, e rispetto alle versioni di riferimento del software inizialmente fornito e delle “specifiche tecniche e funzionali”;

  • Manutenzione evolutiva

Tale manutenzione è relativa all’adeguamento funzionale del software rispetto all’evoluzione dei sistemi operativi e dei Browser Internet per l’introduzione di una nuova versione che sostituisce la precedente. Ciò comporta tipicamente il rilascio di software con innalzamento del major number indicante la versione. La manutenzione evolutiva non include ovviamente i casi in cui con la nuova versione di sistema operativo sia introdotta una elevata discontinuità architetturale tale da richiedere la radicale ri-progettazione delle software oggetto e dei sistemi della presente fornitura. Include invece tutti i casi in cui il sistema operativo di riferimento evolve sulla stessa base architetturale e ciò richieda un adeguamento funzionale senza necessità di ri-progettazione del software fornito.

  • La manutenzione sarà attivata mediante contatto dei tecnici del cliente con i tecnici di Bit4id. Il contatto potrà essere telefonico e/o a mezzo e-mail. Non sono previsti interventi on-site.
  • Sono di seguito riportati i livelli di servizio per le differenti tipologie di manutenzione. I tempi si intendono lavorativi secondo il normale calendario di lavoro adottato da Bit4id (cinque giorni lavorativi per settimana e festività nazionali):
  • Manutenzione correttiva

Le segnalazioni di intervento saranno contraddistinte da un livello di priorità ed in particolare:

  • Bloccante: risoluzione entro 2 giorni dalla segnalazione tramite e-mail o fax;
  • Alta: risoluzione entro 4 giorni dalla segnalazione tramite e-mail o fax;
  • Media: risoluzione entro 1 settimana dalla segnalazione tramite e-mail o fax;
  • Bassa: risoluzione entro 2 settimane dalla segnalazione tramite e-mail o fax.

Gli interventi saranno effettuati presso i laboratori di Bit4Id; di volta in volta sarà valutata congiuntamente la possibilità di effettuare rilasci incrementali.

  • Manutenzione adattativa

L’intervento di manutenzione sarà risolto entro un mese dalla segnalazione via e-mail o fax.

  • Manutenzione evolutiva

L’intervento di manutenzione sarà risolto entro 4 mesi dalla segnalazione via e-mail o fax.


Art. 6 – Esclusione di Responsabilità

  • In nessun caso la Bit4id sarà responsabile per alcun danno diretto o indiretto (ivi inclusi, a puro titolo d’esempio non esaustivo, perdita di profitto, interruzione del business, perdita di informazione, perdita di dati) legato all’azione del Cliente o all’impossibilità di usare il Servizio anche qualora Bit4id sia stata avvisata della possibilità di tali danni.
  • Bit4id non sarà responsabile, per nessuna ragione, del contenuto dei documenti caricati dal Cliente attraverso la piattaforma “Signing Today”, ivi inclusa, a puro titolo esemplificativo e non esaustivo, l’esclusione di responsabilità per errori od omissioni, violazione dei diritti di pubblicità, violazioni di copyright, di interruzione di business, danni personali, violazione della privacy, diritti morali, diffamazione, rivelazione di informazioni confidenziali, diffusione di materiale pedopornografico, perpetrazione di reati attraverso la condivisione illecita di contenuti in violazione delle norme previste dalle leggi vigenti.
  • Il Cliente accetta di manlevare e di tenere indenne Bit4id, assumendosi la piena responsabilità nei confronti di qualsiasi pretesa di danno o contestazione dovesse essere avanzata nei loro confronti da terzi o dalle Autorità competenti a causa dell’utilizzo del Software da parte del Cliente in violazione delle presenti Condizioni 7.1 In nessun caso la Bit4id sarà responsabile per alcun danno diretto o indiretto (ivi inclusi, a puro titolo d’esempio non esaustivo, perdita di profitto, interruzione del business, perdita di informazione, perdita di dati) legato all’azione del Cliente o all’impossibilità di usare il Servizio anche qualora Bit4id sia stata avvisata della possibilità di tali danni.

Art. 7 –  Risoluzione, recesso, sospensione e cause di forza maggiore

 

  • Bit4id può recedere dal Contratto, per intero o in parte, secondo le seguenti circostanze:
  1. i) per giusta causa, in caso di inadempimento sostanziale da parte del Cliente;
  2. ii) senza giusta causa, in ogni caso con cessazione a partire dalla data specificata nell’avviso di recesso.
  • Al verificarsi di una delle circostanze di cui al punto 8.1 il Fornitore potrà, in qualunque momento, comunicare al Cliente, a mezzo e-mail/p.e.c./posta/fax, la propria volontà di recedere, per intero o in parte, dal Contratto, dandone preavviso di 30 giorni solari, salvo l’obbligo di dare regolare esecuzione delle forniture eventualmente in corso.
  • In caso di recesso, il Cliente è tenuto a corrispondere tutti gli importi dovuti e non ancora saldati al Fornitore per la fornitura del Servizio già effettuata ai sensi del presente Contratto antecedentemente alla suddetta comunicazione e per le forniture eventualmente in corso.
  • Il Fornitore avrà il diritto di sospendere, mediante comunicazione scritta (email/p.e.c./posta/fax) al Cliente (per intero o in parte) le prestazioni oggetto del Contratto ovvero di risolvere il Contratto (per interno o in parte) nei casi:
  • in cui il Cliente abbia fornito informazioni errate, incomplete o in ritardo, oppure ancora non rispetta obblighi riguardanti pagamenti precedenti o ritardi nei pagamenti stessi;
  • di forza maggiore e nei casi in cui BIT4ID non è direttamente in grado di controllare o intervenire per risolvere gli impedimenti.
  • Nei casi previsti all’articolo 8.4, il Cliente non avrà diritto al versamento di alcuna somma, né a titolo di versamento, né a titolo di indennizzo (a titolo esemplificativo e non esaustivo: non avrà diritto a ricevere penali, interessi, danni, o altre forme di risarcimento di eventuali danni) né al rimborso di costi e spese a qualsivoglia titolo sostenuti, che resteranno in ogni caso sempre a carico del Cliente.

Art. 8 – Cessione del Contratto

  • Il Cliente non potrà cedere o trasferire a terzi, in tutto o in parte, a qualsiasi titolo il Contratto né i diritti e/o obblighi da esso derivanti, senza il previo consenso scritto (email/p.e.c./posta/fax) da parte di Bit4id.
  • Con i termini “cedere” e/o “trasferire” si intende qualsiasi negozio, anche a titolo gratuito (ivi inclusi vendita, donazione, conferimento, cessione di azienda, usufrutto, fusioni, scissioni), in forza del quale si consegua direttamente o indirettamente il risultato del trasferimento a terzi della titolarità del Contratto.

Art. 9 – Durata del Servizio

Le validità delle presenti Condizioni Generali inizia a decorrere dalla consegna/attivazione del Servizio in favore del Cliente e avrà durata triennale, salvo diverso termine specificato all’interno dell’offerta.


Art. 10 – Proprietà industriale ed intellettuale

10.1  La Bit4id è titolare di tutti i diritti di proprietà industriale connessi al Servizio, ivi inclusi i diritti di proprietà intellettuale inerenti i contenuti e modalità di erogazione del Servizio nonché ogni idea, richiesta di miglioramento, analisi e ogni altra informazione correlata al Servizio, anche se fornita o suggerita dal Cliente o da altri soggetti.

10.2 La Bit4id non conferisce al cliente alcun diritto di proprietà sul Servizio, né prevede la cessione di diritti sul Servizio stesso, sulla eventuale documentazione o sui supporti fisici (ove presenti).

Il diritto di utilizzo si intende limitato alle sole funzionalità indicate e descritte nell’offerta e dipenderanno dal tipo di account prescelto dal Cliente, con esclusione di qualsiasi ulteriore diritto o facoltà se non espressamente indicate.

10.3  Il Cliente si obbliga a non utilizzare, senza il preventivo consenso scritto del Fornitore, i suoi nomi, marchi, segni distintivi per nessun fine.

10.4  L’acquisto del diritto di utilizzo del Servizio, dietro il pagamento di un canone annuale (o con diverso frazionamento risultante dall’offerta) non darà luogo al trasferimento in capo al Cliente di alcun diritto di proprietà industriale od intellettuale sul Servizio o sulle funzionalità in esso fornite, che permarrà in capo al Fornitore.

10.5  Il Cliente garantisce di non violare, per nessun titolo, diritti e ragioni di terzi, manlevando in ogni caso il Fornitore da qualunque perdita, danno, o conseguenza economica derivanti da violazione di diritti di terzi ed assumendo a proprio carico tutti gli oneri conseguenti, incluse le spese legali e giudiziarie che dovessero sorgere.

10.6  Il Cliente, in qualità di titolare pieno ed esclusivo di tutti i diritti di sfruttamento del proprio marchio o altro segno distintivo della propria attività imprenditoriale, autorizza Bit4id a far uso, a fini promozionali connessi alla fornitura del Servizio, del marchio e della denominazione sociale del Cliente medesimo, ed autorizza Bit4id a riprodurre le informazioni commerciali – fornite dal Cliente – nell’ambito del presente rapporto.


Art. 11 – Riservatezza

  • Le Parti si impegnano a mantenere in costanza di Contratto ed anche successivamente al suo termine, la massima riservatezza e confidenzialità rispetto a tutte le informazioni di natura tecnica, economico-finanziaria, patrimoniale, societaria, commerciale, legale o di altra natura che saranno fornite, in forma scritta o verbale, in relazione all’esecuzione del Contratto e ai Prodotti e/o Servizi. Tali informazioni sono da considerarsi riservate e di natura strettamente confidenziale (di seguito, “Informazioni Riservate”).
  • Tra le Informazioni Riservate rientrano, a titolo esemplificativo e non esaustivo: il Contratto, l’Offerta, l ’Ordine, la Conferma d’Ordine, la documentazione operativa ed organizzativa delle Parti, le notizie e i dati attinenti l’organizzazione, la struttura, l’attività, i programmi e i risultati produttivi e commerciali delle Parti, le informazioni relative ai clienti di BIT4ID e alla modulistica contrattuale utilizzata dalla stessa, le specifiche tecniche e funzionali dei Prodotti/Servizi di BIT4ID dell’infrastruttura tecnologica del Cliente e, in generale, ogni informazione tecnica, organizzativa e /o commerciale, verbale o scritta, scambiata dalle Parti per la prestazione dei Servizi.
  • Non saranno considerate Informazioni Riservate quelle che siano o divengano di pubblico dominio, ad eccezione dell’ipotesi in cui ciò sia conseguenza di una divulgazione e /o comunicazione non autorizzata effettuata dalla Parte ricevente o da uno dei soggetti di cui lo stesso debba eventualmente rispondere in esecuzione del Contratto.
  • In deroga a quanto sopra esposto, la Parte ricevente non sarà tenuta al rispetto delle obbligazioni contenute nel presente articolo, nel caso in cui le Informazioni Riservate debbano essere rivelate o comunicate per disposizioni di legge o di regolamento o per provvedimenti giudiziali o ordini di autorità alle quali non è possibile opporre un legittimo rifiuto.
  • L’obbligo di riservatezza si estende anche a tutti i dipendenti, rappresentanti, collaboratori e terzi cui le Parti si avvalgano nell’esecuzione dei diritti e degli obblighi di cui al presente contratto.

Art. 12 – Completezza e modifiche

  • Le presenti Condizioni si ritengono complete ed annullano ogni precedente Contratto in forma orale o scritta intervenuto tra le Parti sui medesimi argomenti.
  • Condizioni contrattuali differenti dalle presenti Condizioni Generali di fornitura che vengano allegate, richiamate o aggiunte dal Cliente non avranno validità alcuna, salvo che siano state indicate nell’Offerta, oppure se concordate in forma scritta con la sottoscrizione del legale rappresentante del Fornitore.
  • Nessuna Parte, diversa da Bit4id e dal Cliente, ha diritto di far valere qualunque clausola o termine delle presenti Condizioni Generali e/o del Contratto.
  • Bit4id si riserva il diritto di modificare in ogni momento ed unilateralmente le presenti Condizioni senza dare preavviso al Cliente, portandole a conoscenza del Cliente mediante

Art. 13 – Efficacia

  • Le presenti Condizioni saranno vincolanti per le Parti, i loro rappresentanti legali ed i loro successori a qualunque titolo.
  • Qualora alcune disposizioni delle presenti Condizioni risultino essere nulle o invalide, tale fatto non pregiudicherà la validità delle altre disposizioni che rimarranno pienamente valide ed efficaci.

Art. 14 – Legge applicabile, giurisdizione e competenza

  • Le presenti Condizioni e il Contratto in generale sono regolati dalla Legge Italiana.
  • Per tutte le controversie che dovessero nascere dal Contratto, comprese quelle inerenti alla sua esistenza, validità, estinzione, interpretazione, esecuzione e risoluzione, le Parti accettano la competenza del Foro di Napoli.

Art. 15 – Informativa sul Trattamento dei Dati Personali

15.1 Ambito di applicazione

La seguente informativa, redatta ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR – del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 e s.m.i., mira a disciplinare il trattamento dei Dati Personali afferenti a persone fisiche identificate o identificabili cui la Bit4id, in qualità di Titolare del Trattamento, può entrare in possesso durante l’esecuzione delle prestazioni oggetto del presente contratto con particolare riferimento all’utilizzo dell’applicativo “Signing Today” (di seguito anche solo “Servizio”).

Com’è noto, infatti, ai sensi dell’art. 1 del Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR – del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 e s.m.i. le disposizioni in esso contenute trovano applicazione unicamente per il trattamento dei Dati Personali delle persone fisiche.

Con la presente Privacy Policy, dunque, Bit4id intende informare tutte le persone fisiche che, nel periodo di validità del presente contratto, sia agendo personalmente che agendo in veste ed in rappresentanza di una società, forniscono Dati Personali che consentono la loro identificazione, in merito alle finalità e alle modalità di Trattamento dei Dati Personali così acquisiti e richiederne il consenso onde utilizzarli per le finalità di seguito indicate.

Il Cliente dichiara di essere stato informato delle finalità e delle modalità di acquisizione e Trattamento dei Dati Personali forniti durante l’utilizzo dell’applicativo “Signing Today” cui espressamente acconsente con la sottoscrizione del presente contratto.

Si precisa che i dati sono trattati con o senza l’ausilio di strumenti elettronici; in quest’ultima ipotesi, i sistemi informatici sono dotati di misure di sicurezza atte a prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

 

15.2 Definizioni

All’interno della presente Privacy Policy dovrà intendersi per:

1.“Cliente” o “Interessato”: il soggetto, persona fisica che utilizza i servizi forniti tramite l’applicativo “Signing Today”;

2.“Servizio”: il servizio in cloud “Signing Today” distribuito e sviluppato da Bit4id;

3.“Titolare del Trattamento”: la società fornitrice del servizio Bit4id S.r.l.;

Per il significato dei termini utilizzati all’interno della presente Privacy Policy, qui non espressamente riportati, si rinvia integralmente a quanto contenuto nell’art. 4 del Regolamento UE 2016/279 rubricato appunto “Definizioni” che contiene la descrizione dettagliata dei termini in materia di Privacy e che qui, dunque, sono da intendersi con il medesimo significato.

15.3 Titolare del Trattamento (Identità e Dati di contatto)

BIT4ID S.R.L. è il Titolare del Trattamento, ai sensi dell’art. 4, n. 7 del GDPR di tutti i Dati Personali forniti dai Clienti attraverso l’utilizzo del Servizio.

Per qualunque informazione inerente al Trattamento dei Dati Personali da parte di Bit4id S.r.l. è possibile scrivere ai seguenti contatti:

Bit4id S.r.l. (P.I./C.F. 04741241212)

sede legale in Via Diocleziano n. 107, 80125 – Napoli

Indirizzo di posta elettronica: info@bit4id.com

Indirizzo di posta elettronica del DPO: dpo@bit4id.com

Numero di telefono: 081/7625600

15.4 Responsabile della Protezione dei Dati Personali (Rpd o Dpo)

Bit4id ha designato, ai sensi dell’art. 37 del GDPR un Responsabile della Protezione dei Dati Personali individuandolo tra quei soggetti che, ai sensi dell’art. 37 n. 5 della citata norma, posseggono le qualità professionali, i requisiti di conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei Dati.

I Dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (R.P.D. o D.P.O. “Data Protection Officer”) nominato da Bit4id S.r.l. sono i seguenti:

–   Ing. Mariella Leonardo

Via Diocleziano n. 107, 80125 – Napoli

Indirizzo di posta elettronica: dpo@bit4id.com

Per l’individuazione dei ruoli e dei compiti del DPO si rimanda alla lettura dell’art. 39 del GDPR.

15.5 Dati Personali trattati

Il Trattamento, ai sensi della presente informativa, ha ad oggetto i Dati Personali del Cliente raccolti nel corso delle attività precontrattuali oppure al momento della firma del contratto di fornitura del Servizio, o forniti direttamente dall’Interessato mediante l’utilizzo del Servizio.

Per Dati Personali, nel contesto della presente Privacy Policy, debbono intendersi tutte quelle informazioni o frammenti di informazioni che permettono l’identificazione del Cliente.

Inoltre, i sistemi informatici e le interfacce software cui accede il Cliente per usufruire del Servizio possono acquisire, nel corso del loro normale esercizio, alcuni Dati Personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di internet.

Di seguito uno schema riassuntivo delle categorie di Dati Personali oggetto di Trattamento:

  • Dati Personali forniti volontariamente dal Cliente: al cui interno rientrano tutti i Dati Personali suscettibili di consentire l’identificazione del Cliente che, a titolo esemplificativo e non esaustivo, possono essere individuate nei seguenti elementi: dati identificativi (nome, cognome, indirizzo di residenza o di domicilio, telefono, indirizzo di posta elettronica, codice fiscale, età, sesso, luogo e data di nascita), dati relativi all’azienda presso la quale il Cliente opera o presta servizio (ruolo ricoperto, settore di attività, mail dell’organizzazione di appartenenza), dati relativi alla famiglia (stato civile, minori e familiari a carico), dati relativi all’istruzione (curriculum vitae, formazione, piani di sviluppo, competenze professionali), dati relativi all’inquadramento economico e al pagamento delle spettanze (retribuzioni, assegni, integrazioni salariali e trattenute, eventuali benefit assegnati), dati relativi all’assegnazione/utilizzo di strumenti ICT, delle applicazioni e delle piattaforme web della società cui appartiene il Cliente, documenti prodotti o firmati nell’esecuzione di mansioni o finalizzati all’esecuzione delle prestazioni di cui al presente contratto.

Bit4id invita i Clienti a non inserire all’interno dei moduli di contatto predisposti sulla piattaforma del Servizio, informazioni che possano rientrare nel novero delle categorie particolari di Dati Personali di cui all’art. 9 del GDPR: “Dati Personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, Dati genetici, Dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, Dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona”. Analogo discorso vale nel caso in cui il Cliente contatti, mediante altri canali, il servizio di Assistenza Clienti (ad esempio, telefonicamente); anche in questo caso invitiamo i Clienti a non fornire informazioni che possano rientrare nel novero delle categorie particolari di Dati Personali di cui all’art. 9 del Regolamento.

Il Cliente è sempre informato della possibilità di scegliere se fornire o meno i propri Dati Personali ma, nel caso in cui scelga di non fornirli, è possibile che Bit4id non possa essere in grado di soddisfare in tutto o in parte le richieste del Cliente.

In particolare, il mancato invio dei Dati Personali inseriti dal Cliente all’interno dei moduli eventualmente predisposti sulla piattaforma o attraverso il servizio di Assistenza telefonica (ove attivato) non consentirà a Bit4id di fornire il servizio richiesto.

  • Dati di account: i quali sono rappresentati da tutti i metadati che sono collezionati e generati nel momento in cui il Cliente accedere alla piattaforma del Servizio mediante l’inserimento delle credenziali (nome utente e password) e da quei dati forniti volontariamente dal Cliente durante le fasi di registrazione al Servizio.
  • Dati di navigazione: i quali sono rappresentati da tutte le informazioni che i software preposti al funzionamento del Servizio acquisiscono e che, per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed successive associazioni, permettere di identificare i computer e i dispositivi (smartphone, tablet ecc..) utilizzati dai clienti per accedere al Servizio: ad esempio gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer e dei predetti dispositivi utilizzati, l’orario della connessione al Servizio, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed ogni altro parametro relativo ai sistemi on cloud su cui viene fornito il Servizio.

15.6 Dati Personali contenuti all’interno dei documenti caricati sulla piattaforma Signing Today

Al fine di consentire la piena fruizione del Servizio da parte del Cliente e per sfruttare tutte le potenzialità ad esso connesse, è consentito a quest’ultimo, attraverso la creazione di una transazione di firma, di caricare sulla piattaforma “Signing Today” il documento o i documenti sui quali devono essere raccolte le firme.

Il caricamento di documenti contenenti informazioni e Dati Personali del Cliente o di soggetti terzi non dà mai luogo all’acquisizione dei predetti dati da parte di Bit4id.

Bit4id non può accedere in alcun modo al contenuto dei documenti che il Cliente carica sulla piattaforma dal momento che i relativi file rimangono criptati durante tutto il periodo di permanenza sulla piattaforma e non vengo in alcun modo salvati o archiviati se non per consentire l’esecuzione delle prestazioni oggetto del presente contratto.

15.7 Luogo del Trattamento dei Dati Personali, eventuali destinatari o categorie di destinatari di dati personali

I Trattamenti connessi ai Dati Personali di cui al punto n. 5 dal Cliente hanno luogo presso la sede della Bit4id S.r.l. e saranno curati solo da personale cui quest’ultima ha conferito apposita nomina ad Incaricato del Trattamento, oppure da eventuali incaricati di occasionali operazioni di manutenzione per il tempo necessario ad assicurare la regolare fruizione dei servizi richiesti dai Clienti con il preciso obbligo di non divulgarle o utilizzarle per altri scopi.

I Dati Personali forniti dagli utenti che inoltrano richieste di informazioni (invio di materiale informativo, risposte a quesiti ecc.) o altre comunicazioni sono anche messi a disposizione di terzi nominati Responsabili del Trattamento e da questi utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e solo nel caso in cui ciò sia a tal fine necessario.

In ogni caso, i Dati trattati sono conservati all’interno dello Spazio Economico Europeo (“SEE”) e non saranno trasferiti ed elaborati in un Paese fuori dal SEE.

I Dati personali saranno conservati, in generale, fintantoché perdurino le finalità del Trattamento e, dopo la sua conclusione, fino al termine della prescrizione legale (sono comunque fatti salvi i diritti di cancellazione dell’interessato di cui al capo 7).

15.8 Finalità e base giuridica del trattamento

Bit4id S.r.l. utilizzerà i Dati Personali acquisiti dai Clienti per le seguenti finalità:

1)   Consentire la fornitura e l’erogazione del Servizio in favore dei Clienti;

2)   Consentire l’esecuzione di qualsiasi intervento di garanzia, manutenzione o assistenza relativo al Servizio, ove sia necessario o a seguito di esplicita richiesta del Cliente;

3)   Effettuare gli adempimenti fiscali e contabili necessari a dare esecuzione al rapporto contrattuale posto in essere;

4)   Consentire a Bit4id di personalizzare l’esperienza di utilizzo del Servizio, per semplificare l’uso interno dello stesso e adattarlo agli interessi e alle scelte del Cliente velocizzando le sue future attività ed esperienze sulla piattaforma;

5)   Contattare il Cliente in merito a prodotti o servizi che potrebbero interessarlo. Tale attività potrà essere compiuta da Bit4id solo previo consenso da parte del Cliente; inoltre, quest’ultimo può scegliere di non ricevere più nessuna comunicazione da parte di Bit4id in qualunque momento, revocando il consenso già prestato.

6)   Fornire i servizi che i Clienti richiedono esplicitamente.

7)   Trattare i Dati per l’adempimento degli obblighi previsti da Leggi, Regolamenti o Normative comunitarie nonché da disposizioni dell’Autorità di Vigilanza del settore.

Si elencano di seguito le specifiche finalità e modalità del Trattamento cui sono destinati i Dati Personali dei Clienti in relazione ad una specifica tipologia di servizio:

  1. a) Accesso alla piattaforma on-line “Signing Today”: Bit4id utilizzerà i Dati Personali forniti dai Clienti in fase precontrattuale e contrattuale per la creazione di apposite credenziali personali riconducibili al Cliente per consentire a quest’ultimo l’accesso alla piattaforma dove sarà possibile usufruire di tutte le funzionalità del Servizio;
  2. b) Pubblicità: Bit4id potrà utilizzare i Dati del Cliente per finalità promozionali ovvero, previo consenso, per inviare informazioni sui servizi offerti e presentati che integrano o si aggiungono a quelli già forniti dal Servizio, per l’inoltro di informazioni commerciali, marketing e rilevazione del grado di soddisfazione ecc…. L’indirizzo e-mail e il numero di telefono del Cliente saranno utilizzati esclusivamente nei limiti prescritti dalla normativa applicabile ovvero, laddove necessario, dopo il rilascio di espresso consenso da parte del Cliente.
  3. c) Ricerche di mercato e indagini demoscopiche: i Dati Personali del Cliente non sono trattati al fine di eseguire ricerche di mercato e indagini demoscopiche. L’impiego degli stessi avviene in maniera anonima ed esclusivamente al fine di stilare statistiche per Bit4id. In ogni momento il Cliente ha il diritto di opporsi al Trattamento (art. 21 e ss. GDPR)

La base giuridica del Trattamento, ai sensi dell’art. 13 co. 1 lett. c) del GDPR, deve dunque essere individuata nel “consenso” qui inteso quale atto positivo inequivocabile con il quale l’interessato (Cliente) manifesta l’intenzione libera, specifica, informata e inequivocabile di accettare il Trattamento dei Dati Personali che lo riguardano.

La manifestazione del consenso da parte dell’interessato deve essere preceduta dalla lettura e dalla cognizione della presente Privacy Policy (o Informativa sulla Privacy) di cui alle condizioni generali di fornitura.

La accettazione dell’offerta da parte del Cliente e l’invio del relativo ordine debitamente compilato e sottoscritto con esplicito consenso al Trattamento dei Dati Personali rappresenta la sequela di passaggi necessari per la manifestazione del consenso. Il Cliente dichiara, quindi di aver accettato e compreso i termini della presente Informativa e di tutti i diritti alla stessa connessi, compreso il diritto di revocare il consenso già prestato ovvero di opporsi al Trattamento in qualunque momento.

Bit4id assicura anche il rispetto di tutti gli “Obblighi di legge cui è soggetto il Titolare del Trattamento” per l’adempimento di obblighi derivanti da Leggi, Regolamenti o normative Comunitarie.

  • Diritto di accesso ai dati personali: ai sensi dell’art. 15 del GDPR;
  • Diritto di rettifica dei dati personali: ai sensi dell’art. 16 del GDPR;
  • Diritto di cancellazione dei dati personali: ai sensi dell’art. 17 del GDPR;
  • Diritto di richiedere una limitazione del trattamento: ai sensi dell’art. 18 del GDPR;
  • Diritto di opposizione al trattamento: ai sensi dell’art. 21 del GDPR;
  • Diritto alla portabilità dei dati: ai sensi dell’art. 20 del GDPR
  • Diritto di revoca del consenso già prestato: ai sensi degli artt. 7 co. 3 e 13 co. 2 lett. c) del GDPR.
  • Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo: ai sensi dell’art. 77 del GDPR.

In tutti i casi qui delineati, per l’esercizio di diritti connessi al Trattamento dei Dati Personali forniti tramite il presente Sito il Cliente o l’Interessato potranno contattare il DPO all’indirizzo dpo@bit4id.com